生成AIはプロンプト入力の内容によって回答結果の質に大きく影響があります。Copilot for Microsoft365についても同じことが言えるのでプロンプト導入のコツをお伝えできればと思って記事を記載しております。
実際にCopilot for Microsoft365を導入して利用している経験をもとにコツをお伝えします。
特に以下がポイントになりますので最後までご覧ください。
- Copilot for Microsoft365での基本のプロンプトのコツが分かる
- Copilot for Microsoft365での実例のプロンプト例を学んで具体的な活用方法が分かる
Copilot for Microsoft365はChatGPTのような文章ベースの生成AIに加えて、業務で普段利用しているOfficeアプリ上で生成AIを活用できるツールになります。Copilot for Microsoft365の概要と設定ステップについては別記事でまとめておりますのでこちらも是非ご覧ください。
プロンプト入力の重要性
プロンプト入力は副操縦士であるCopilot for Microsoft365に適切に自身が実現したいこと伝えることで良質なアウトプットをしてもらうために重要になります。
生成AIは普段業務でやり取りをしている同僚とは違ってあなたの事を何も知りません。その状態で曖昧な指示を出しても暗黙知を読み取っていい感じにアウトプットをすることはありません。
意外とここを意識せずにプロンプトを曖昧な内容を入力してAIで凄いはずなのに大したことないとがっかりする人がためにいるので注意してください。
そのため、プロンプトで必要な情報を意識して入力をすることで効率性を上げられますので本記事を最後までご覧ください。
プロンプト入力の基本
効果的なプロンプトの要素
Copilot for Microsoft365の効果的なプロンプトの要素としては以下4つがあります。こちらの組み合わせでプロンプトを作成作成するとより良い結果が得やすいです。
「MSサポートサイト Copilotプロンプト」
https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/copilot-%E3%83%97%E3%83%AD%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%88%E3%81%AE%E8%A9%B3%E7%B4%B0-f6c3b467-f07c-4db1-ae54-ffac96184dd5
プロンプトについてはこの4つの要素が全て絶対に必要ではないです。必須なのは「目標」になります。その他のプロンプトについてはより良い結果を得る際に具体的に入力する事項となります。
例えばパワーポイントによって「生成AIの活用」についてプレゼン資料を作成を行う場合でのプロンプトで考えてみましょう。
パターン① 目的のみ
生成AIの活用についてプレゼン資料を3スライドで作成してください。
パターン② 目的＋コンテキスト
生成AIの活用についてプレゼン資料を3スライドで作成してください。
対象の読者はITに詳しくない大手企業の役員向けで、プレゼンを行う人は大手企業の情報システム部門部長です。
パターン③ 目的＋コンテキスト＋期待値
生成AIの活用についてプレゼン資料を3スライドで作成してください。
対象の読者はITに詳しくない大手企業の役員向けで、プレゼンを行う人は大手企業の情報システム部門部長です。
役員向けのためトーンは硬めでビジネスシーンに適した文言を使ってください。
パターン④ 目的＋コンテキスト＋期待値＋ソース
生成AIの活用についてプレゼン資料を3スライドで作成してください。
対象の読者はITに詳しくない大手企業の役員向けで、プレゼンを行う人は大手企業の情報システム部門部長です。
役員向けのためトーンは硬めでビジネスシーンに適した文言を使ってください。
ソースとして「生成AI活用に関する情報.docx」の生成AI活用に関する他社事例を内容に含めてください。
あくまで一例なのですが、自身がアウトプット出す生成AI側の気持ちになって上記見てください。具体的な情報がある方が色々わかってどういうものを出せばいいか分かるかと思います。情報がある場合は4要素全てを入力してあげると質が上がるイメージがついたかと思います。
プロンプトの種類と目的
Copilot for Microsoft365のプロンプトの種類と目的の代表的なものは以下になります。自身の業務の中で色々な作業があるかと思います。その中でも以下に該当することを実施する際にAIにお任せしてみると良いかと思います。
ほぼ全ての業務で色々な状況で利用できることがイメージできるかと思います。
理解する、質問する
プロジェクト、ドキュメント、会議について理解することが目的のプロンプトになります。
自身で理解するために各社内情報を一つ一つ人力で調べる所を代替することで効率化することができます。
[◯◯プロジェクト]の重要や利害関係者は誰ですか
この会議の目的とゴールは何ですか
このドキュメントで言及されている日付と期限は何がありますか
要約する
プロジェクト、ドキュメント、会議について要約することが目的のプロンプトになります。
情報を隅々まで自身で確認する前に要約することで大枠を確認することができます。重要な情報だけを要約することとAIが要約したもと内容に基づいて重要部分だけを確認することで効率化ができます。
このドキュメントを[3つの重要なポイント]に要約する
会議内容について要約する
編集する
ドキュメントの編集や整理することが目的のプロンプトになります。
プレゼン資料を作成する際に適した画像を追加して資料を編集したり、フォントを変えたり、セクション分けして整理することをAIに任せることで効率化ができます。
次の画像を追加してください。 [男のビジネスが悩んでいる画像]
このプレゼンテーションをセクションごとに整理する
作成する
文章、プレゼン資料、アイデアを作成することが目的のプロンプトになります。
Word文章やメール、チャットの作成、プレゼンスライドの作成、アイデア生成と業務では色々なシーンで作成を行なっているはずです。この業務を任せて一旦AIにアウトップトさせて少し手直しして提出すれば大幅な作業効率化ができます。
次の目的のメール、チャットの下書きをする 社内に◯◯研修の実施を◯◯日までに実施するよう催促する。
[東京ディズニーランド]についてプレゼン資料を作成してください。
[目標やマイルストーンを含めて情報システム部門のキャリア]プランの作成を手伝う。
変換する
文章をプレゼン資料に変換するなどといった何かしらの情報元を利用して変換する事を目的としたプロンプトになります。
Word文章で概要や内容を簡単にまとめたものをプレゼン資料に変換して報告することを代替することで効率化ができます。
[計画案ドキュメント]をもとに3スライドのプレゼン資料を作成してください
キャッチアップする
大量の情報の中で自信がやるべきことであったりを見逃している場合などにキャッチアップする事を目的のプロンプトになります。
メール、チャット、社内サイトの情報などから自信が見逃している情報やタスクをキャッチアップすることで仕事に質を上げることができます。
[先週]のチャットでメンションを受けているが返信してないものを教えて
◯◯さんが今週送ったチャットを教えて
先週の[◯◯プロジェクト]の進捗や決定事項を教えて
プロンプト入力のポイント、注意事項
プロンプト入力していく際のコツはいくつかあります。コツと考え方を意識して利用することで効率的にAIを使えるようになります。
コツ① プロンプトはトライアンドエラーを繰り返して良くしていく
プロンプトに関しては前述した要素を入れて入力したとしても最初から完璧なアウトプットが出てくるものではありません。一度入力して少し表現を変えてみて再度入力してアウトプットの変化を見たりして少しずつ改良してください。
コツ② 良いプロンプトは共有しあう
コツ①でもいったようにプロンプトはより良いものを作り上げていく必要があります。その中で良いプロンプトができたら是非社内で共有しましょう。その中でも意見を出し合ってもっと良いものができると思います。
コツ③ 今は使えないプロンプトも時期を空けて試してみる
良いプロンプト入力しても生成できませんと回答されたり、入力内容と異なったり精度が悪いアウトプットが出ることはあります。ただ生成AIのエンジンは日々アップデートされているので翌週試したら動いり良い結果が返ってきたりすることがあります。
そういった場合は少し時期を空けて再トライしてみてください。
まとめ
Copilot for Microsoft365のプロンプト入力のコツを紹介させていただきましたが、生成AI全般のプロンプト入力のコツでもあったかと思いますので参考になればと思います。
プロンプト入力を考えるのは私たちの背景や目的を知らない生成AIに理解してもらえるように情報を伝えることが重要になります。
個人的には仕事で人とコミュニケーションを取る際にどのように伝えるかを考えることもこちら考えることで鍛えられるようになる気がします。今後新入社員で入ってくる人は生成AIが当たり前になってるのでこういう言語化能力高い人が増えるのかなとか思ったりしてます。
脱線しましたが、本記事が皆様の役にたてば幸いです。次は実際のプロンプト例やアウトプットでどんな感じで出てくるかを実環境の結果付きでまとめたり、セキュリティ関連でまとめれられればと思っています。
