Windowsファイルサーバーで出来てBoxでは出来ないことへの対応策

WindowsのファイルサーバからBoxへ移行した際にWindowsファイルサーバーで出来てBoxでは出来ないことへの対応策を色々と検討したのでその内容をまとめました。

Boxでは、外部ファイル参照を含むマクロやExcelファイルを参照できない

Boxでは、外部ファイル参照を含むマクロやExcelファイルを参照できないません。
こちらはファイルサーバではフルパスを指定して外部ファイル参照のマクロや等を使えますが、BoxではファイルパスはなくURLでの共有リンクというで共有する形になります。

こちらは純粋な解決策はありません。一つ目からすみません。
外部ファイル参照を含むマクロやExcelファイルはファイルサーバーに残すという選択を取りました。
ただ今後はExcelのマクロを使わず、Box RelayやiPaaS＋Boxに置き替えていこうと考えています。

AccessからBox上にあるAccessのデータベースファイルを参照できない。

AccessのデスクトップアプリからBox上のデータベースファイルを参照できないため、こちらもBoxへの移行で困ることになりました。保存だけであれば可能です。
こちらもAccessのデータベースファイルはファイルサーバに残すとしました。
ただこちらはOneDriveでは可能なのでそちらを利用することでファイルサーバからは移行することは可能です。またAccessファイルに関しても今後はBIツールに移行していくことでなくしていこうと考えています。

また以下Boxサイトにも記載がある通りBoxDriveというエクスプローラー形式でBox上のファイルを閲覧するツールでも動作が不安定で一度Box上からダウンロードして更新して再アップロードという形をとる必要があります。

Microsoft Accessの保存動作の仕様上、Box SyncおよびBox Driveにより.accdbおよび.mdbファイルの重複するコピーが作成されることがよくあります。 Microsoft Accessがデータベースファイルに変更を加える頻度によっては、1つのファイルで1人のユーザーが作業している場合でも、不一致のコピーが作成される可能性があります。

Box Driveユーザーは、Boxフォルダからファイルをコピーし、変更を加えた後、再びBoxフォルダにコピーすることで、Boxに変更をアップロードできます。
https://support.box.com/hc/ja/articles/360044195433-Box-Sync%E3%81%A8Box-Drive%E3%81%A7%E7%84%A1%E8%A6%96%E3%81%BE%E3%81%9F%E3%81%AF%E3%83%96%E3%83%AD%E3%83%83%E3%82%AF%E3%81%95%E3%82%8C%E3%82%8B%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%81%AE%E7%A8%AE%E9%A1%9E

Boxでは、１ファイルで容量が大きなファイル・フォルダをアップロード・保存できない。

こちらは正直当てはまったファイルはなかったのですが、Boxの仕様としてアカウント契約に応じて１ファイルでアップロードできる最大容量が決まっています。

プランと価格 | Box

Box の価格プランには、個人ユーザー向け、ビジネスユーザー向け、カスタムアプリケーションのデベロッパー向けが用意されています。

ファイルのアップロード容量上限の項目をご確認ください。

こちらは対策は分割可能な場合ファイル・フォルダを分割し、分割不可な場合はファイルサーバーに残すとしました。ただ実際には当てはまるファイルはありませんでした。もしくは契約プランによっては上位のプランを契約することで容量上限は高くなるのでプラン変更も対策になります。

Boxに移行する際にWindowsのフォルダ・ファイルのショートカットファイルを保存すると混乱する

BoxのWindowsでいうショートカットファイルを含めてファイルサーバのデータを移行すると混乱しやすいです。具体的には旧ファイルサーバのショートカットファイルごと移行すると移行した旧ファイルサーバのパスが記載したファイルがBox側に保存されることになります。それをクリックして移行後に混乱することがあります。

対応策としてはショートカットファイルは移行しないということと、Box上ではショートカットファイルは使わずにBoxブックマーク機能を活用して整理することを周知するになります。

Boxでは、ファイル・フォルダのZip化ができない。（Zipファイルのアップロードは可能）

Boxの上でファイルをZip化できません。
こちらは対応策としてはBoxは容量無制限であり圧縮する必要がないため、ファイルを圧縮せずに利用するです。今までの癖で容量削減のため、Zip化が習慣かされているかもしれませんが、Boxでは不要ですのでこちらを周知して使ってもらいます。

Boxではネットワークドライブとしてマウントできない。

Box上のフォルダをネットワークドライブにマウントすることはできません。

こちらの対応策としてはBox Driveを使うことで、エクスプローラー上でBoxファイルを参照可能となります。

Box Drive/Sync | ファイルのストリーミングを可能にし、ネットワークファイル共有を置き換える

Box Driveは、あらゆるファイルの容易な操作を可能にします。ハードディスクの容量をほんのわずかしか消費せずに、デスクトップから直接、膨大な数のファイルを扱えます。Box Drive/Syncをダウンロード

Boxでは社内システム、アプリケーションからファイルサーバーを参照するような連携がなされている場合にBox側で同様の開発が必要

こちらは当たり前なので記載は少し悩みましたが、記載しました。

Boxでは社内システム、アプリケーションからファイルサーバーを参照するような連携がなされている場合にBox側で同様の開発が必要です。

対応策としては記載の通りBox側との連携をしてから移行が必要になります。
Boxでは1500を超えるほかのクラウドサービスとの連携アプリがあることやAPIによる連携ができますので置き換えていく形になります。
ただ開発等費用がかさむ場合はオンプレシステム等が廃止になるまでファイルサーバを維持することも多々あります。

またBox上のファイルにスクリプトやバッチ処理をしている場合も置き換えが必要です。
こちらは内容によってはBox Relay、iPaaSに置き換えするか
Boxで実行したい場合、Box Driveでエクスプローラーにマウントしてスクリプトを実行することが必要です。

ファイルサーバーとBoxに関する記事は以下も記載しておりますので参考にしてください。